Сопы. составление, активное хранение
Что такое СОП?
СОПом (стандартной операционной процедурой) в КДЛ называют документально оформленную инструкцию (алгоритм) по выполнению определенного участка лабораторных работ. Каждая лаборатория должна иметь разработанные СОПы по всем рабочим процессам, включая прием, регистрацию и маркировку проб, работу с документами, оборудованием, материалами и пр. В СОПах прописывается последовательность действий сотрудника, выполняющего определенную работу, указываются характеристики применяемых методик, перечисляются используемые при исполнении должностных обязанностей материалы, технические средства и пр. Подобные инструкции помогают новым работникам быстрее адаптироваться на рабочем месте и получить максимально четкое представление о рабочем процессе, а проверяющим службам – разграничивать компетенцию участников рабочего процесса и составлять заключения о соответствии их действий в отдельно взятых ситуациях правилам и нормам.
Трудности при составлении СОПов
Основная проблема, с которой сталкиваются лица, ответственные за составление СОПов, заключается в подверженности содержания этих документов изменениям. Новые версии СОПов должны разрабатываться при появлении новшеств во внутреннем законодательстве страны и в международных стандартах, при корректировке внутреннего распорядка работы лаборатории, изменении штатного расписания, возникновении новых представлений об упрощении рабочего процесса или повышении его качества, при появлении нового оборудования, реагентов, расходных материалов и пр. При этом сотрудники, ответственные за составление СОПов, в обязательном порядке должны хранить устаревшие версии алгоритмов (это необходимо для обеспечения прослеживаемости лабораторного процесса). Количество документов, описывающих стандартные операционные процедуры, постоянно растет, поэтому возникает целый комплекс дополнительных проблем, связанных с ведением их архива.
Проанализировав данную проблему, мы приняли решение о включении в функционал системы RuLIS уникального научного редактора, получившего название SciLyx. Данное решение помогает сотрудникам лаборатории составлять и вести базу СОПов, своевременно обновлять их содержание, облегчать поиск нужной версии документа, хранить материалы в удобном, централизованном архиве и существенно сокращать внутренний документооборот КДЛ.
